Quando il linguaggio diventa uno strumento di centratura e chiarezza nel lavoro

Nel mio lavoro a supporto della pianificazione e del monitoraggio dei progetti, una parte importante della giornata è dedicata alla gestione di problemi, rischi, decisioni e opportunità.
Per farlo, usiamo uno strumento chiamato RADIO (Rischio, Azione, Issue, Decisione, Opportunità). Io, scherzosamente, lo chiamo “ciak, si gira” — perché in effetti, ogni aggiornamento è come una scena: deve avere senso da sola e insieme al resto.

Uno degli aspetti più delicati è scrivere bene.
Non per eleganza stilistica, ma per precisione.
Perché una descrizione chiara è il primo passo verso una soluzione condivisa.

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📌 Le parole giuste aiutano il sistema a funzionare

Spiegare cosa sta succedendo con chiarezza significa:

• aiutare chi legge a capire di cosa si parla, anche se non conosce tutto il contesto,
• ridurre errori, interpretazioni sbagliate, escalation inutili,
• offrire a tutti la possibilità di contribuire con efficacia.

Eppure, trovare le parole giuste è più difficile di quanto sembri.
Serve attenzione, presenza, ascolto.
Serve allenarsi a osservare senza giudicare, perché spesso le parole sbagliate nascono da:

• pregiudizi,
• automatismi,
• scarsa chiarezza interna.

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🧠 Tre approcci per descrivere bene un problema

Per evitare questi errori, trovo utile combinare tre “occhiali” diversi:

🔵 Approccio giornalista
Usare le 5W (chi, cosa, dove, quando, perché) per chiarire i fatti e costruire un’informazione completa.

🟢 Approccio scienziato
Farsi domande “ingenue”, osservare con curiosità, smontare le certezze. Spesso, ciò che sembra banale nasconde punti chiave.

🔴 Approccio principiante
Avvicinarsi al problema come se lo vedessimo per la prima volta. Accettare di non sapere tutto e chiedere per capire.

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🧘‍♀️ Per descrivere bene serve centratura

Nel profondo, tutto questo richiede una qualità di presenza mentale:
quella che si allena, ad esempio, con la meditazione.
Quando pratichiamo mindfulness, impariamo a osservare i nostri pensieri senza giudicarli, con curiosità e lucidità.
E questa stessa attitudine si può trasferire nel lavoro:
scrivere un aggiornamento con attenzione è un esercizio di centratura.

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✍️ Issue management come scrittura consapevole

Raccontare bene un problema richiede tempo “pensato”, come diceva Calvino.
Scrivere bene è già iniziare a risolvere, perché implica aver:

• compreso il problema,
• contestualizzato l’impatto,
• aiutato chi legge a orientarsi.

E così, anche nel pieno della complessità, gestire le issue diventa un esercizio di consapevolezza e cura.
Una piccola palestra quotidiana di scrittura mindful.